Политика за поверителност

1. Кой е администраторът на Вашите данни

Администратор е Special Software Development SRL, данъчен номер 39594308, вписано в Търговския регистър под № J40/9725/2018, със седалище и адрес на управление Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Пощенски адрес: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

За всеки въпрос или искане относно личните данни пишете на [email protected]. Към момента администраторът не е определил длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД); исканията се обработват на същия адрес.

2. Какви данни обработваме

Обработваме само данните, които са ни необходими за посочените по-долу цели:

• данни за акаунта: име, имейл адрес, телефон, фирма, адрес, парола (съхранявана единствено като хеш) и настройки на акаунта;
• данни за фактуриране и плащане: данни за фактуриране, история на абонамента и плащанията. Данните от картата се въвеждат директно при обработващия плащанията и не се съхраняват от нас;
• данни за използване и технически данни: IP адрес, вид на браузъра и устройството, посетени страници, дата и час на достъпа, записи за удостоверяване и сигурност;
• комуникации: съобщения, изпратени чрез формата за контакт, чата, заявките за поддръжка и разговорите с виртуалния асистент;
• маркетингови данни: абонамент за бюлетина, предпочитания за комуникация, източник на препоръката (партньорска програма) и дадените съгласия;
• данни от публични източници за фирми и техните лица за контакт, използвани за B2B проучване на потенциални клиенти (вж. раздел 9).

3. Защо обработваме данни и на какво правно основание

• предоставяне на Услугата, създаване и управление на Вашия акаунт, техническа поддръжка — изпълнение на договор (чл. 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД);
• фактуриране, счетоводство, данъчни задължения и отговори към органите — законово задължение (чл. 6, параграф 1, буква в));
• сигурност на Услугата, предотвратяване на измами и злоупотреби, журнали за достъп — законен интерес (чл. 6, параграф 1, буква е));
• бюлетин, търговски съобщения до физически лица, бисквитки и технологии за анализ и реклама — съгласие (чл. 6, параграф 1, буква а)), което можете да оттеглите по всяко време;
• търговски съобщения до фирми и B2B проучване на потенциални клиенти, подобряване на продукта — законен интерес (чл. 6, параграф 1, буква е)), при спазване на правото Ви на възражение;
• защита на правни претенции — законен интерес.

4. Бисквитки и сходни технологии

Използваме строго необходими бисквитки (език, пазар, сесия, план, избран при поръчка), за които не се изисква съгласие. Бисквитките за предпочитания, анализ и маркетинг се активират едва след като дадете съгласие в банера за бисквитки. Можете да промените или оттеглите избора си по всяко време от връзката „Настройки на бисквитките“ в долната част на страницата. Пълният списък с имена, цел и срок е в Политиката за бисквитки.

5. С кого споделяме данни (получатели)

Достъп до данните имат само служителите, които се нуждаят от него, и доставчиците, които ги обработват от наше име по силата на договор (обработващи лични данни). Категории доставчици:

• хостинг и инфраструктура: Hetzner (Европейски съюз); мрежа за доставка и защита: Cloudflare;
• обработка на плащания: Stripe, Netopia;
• транзакционни имейли, SMS и известия: доставчици на имейл и SMS услуги;
• анализ и реклама (само с Вашето съгласие): Google, Meta, OpenAI;
• функции с изкуствен интелект: доставчици на модели (например Anthropic, OpenAI) — вж. раздел 11;
• онлайн срещи в приложението за резервации: Daily.co или Jitsi;
• публични органи, когато това се изисква по закон (например данъчният орган при електронно фактуриране).
• При поискване на [email protected] можем да Ви изпратим актуалния списък на доставчиците и тяхната роля.

6. Предаване на данни извън Европейското икономическо пространство

Някои доставчици (например Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) могат да обработват данни извън ЕИП, по-специално в Съединените щати. Предаваме данни единствено въз основа на гаранциите, предвидени в ОРЗД: решение относно адекватното ниво на защита (включително Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ за сертифицирани доставчици) или стандартните договорни клаузи на Европейската комисия. Можете да поискате копие от приложимите гаранции на [email protected].

7. Колко време съхраняваме данните

Съхраняваме данните само докато е необходимо за целта, за която са събрани:

• данни за акаунта: докато акаунтът е активен и до 30 дни след изтриването му или прекратяването на абонамента;
• фактури и счетоводни документи: 10 години, както изисква счетоводното законодателство;
• журнали за достъп и сигурност (включително IP адреси): до 90 дни; записи за удостоверяване: до 12 месеца;
• разговори с виртуалния асистент и чат: до 6 месеца;
• съобщения за контакт и заявки за поддръжка: до 24 месеца след приключването им;
• бюлетин и съгласия: до оттегляне на съгласието, а доказателствата за съгласието — за срока на давността;
• данни за B2B проучване на потенциални клиенти: до 12 месеца без отговор или до възражение от Ваша страна;
• криптираните резервни копия се презаписват най-късно в рамките на 12 месеца.

8. Вашите права

По силата на ОРЗД имате право на: достъп до данните си; коригиране; изтриване („право да бъдете забравени“); ограничаване на обработването; преносимост на данните; възражение срещу обработване, основано на законен интерес, и срещу директен маркетинг; оттегляне на съгласието, без това да засяга законосъобразността на предходното обработване; както и да не бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване. Изпратете искането си на [email protected]; отговаряме в срок от един месец (който може да бъде удължен с до два допълнителни месеца при сложни искания, за което Ви уведомяваме). Можете да редактирате данните от профила и съгласията си от панела на акаунта. За да защитим данните Ви, можем да поискаме доказателство за самоличност.

9. B2B проучване на потенциални клиенти и данни от публични източници

За да се свързваме с фирми, които биха могли да се интересуват от нашите услуги, използваме данни от публични източници за фирми и техните лица за контакт (например търговския регистър, данъчния орган, публични каталози, онлайн карти): наименование на фирмата, данъчен номер, адрес, управители, професионални данни за контакт. Основанието е нашият законен интерес; оценили сме го писмено (тест за баланс) и не се свързваме с лица, които са възразили.

Ако получите съобщение от нас по този начин, първото съобщение Ви уведомява кои сме, от кой източник сме получили данните Ви и как можете да поискате изтриването им или да възразите. Можете да възразите по всяко време на [email protected] или чрез връзката в съобщението; добавяме адреса Ви в списък за изключване, който спазваме.

10. Данни, които нашите клиенти въвеждат в приложенията

Когато използвате продукт от екосистемата за собствения си бизнес (например CRM, човешки ресурси, фактуриране, резервации, клиники, кабинети), данните на лицата, които въвеждате в приложението (Вашите клиенти, служители, пациенти, обучаеми), се обработват от Вас като администратор. Ние действаме като обработващ лични данни, само по Ваши указания и по силата на споразумение за обработване на данни (чл. 28 от ОРЗД). Ако сте лице, чиито данни са въведени от някой от нашите клиенти, моля, обърнете се първо към този клиент.

11. Функции с изкуствен интелект

Някои функции (например виртуалният асистент, предложенията или резюметата) изпращат текста Ви на доставчици на модели с изкуствен интелект, които обработват данните единствено за да ни върнат резултата. Когато договорът или настройките на доставчика позволяват, не разрешаваме на доставчика да използва съдържанието Ви за обучение на модели и не вземаме спрямо Вас решения с правни последици единствено чрез автоматизирани средства. Не въвеждайте в тези функции данни, които не са необходими, и по-специално чувствителни данни.

12. Сигурност на данните

Прилагаме подходящи технически и организационни мерки: криптирани връзки (HTTPS), хеширане на паролите, контрол на достъпа въз основа на роли, журнали за достъп, криптиране на чувствителните полета, където е уместно, криптирани резервни копия и разделяне на средите. При нарушение на сигурността на личните данни, което Ви засяга, уведомяваме надзорния орган и, когато законът изисква, Вас, в предвидените в закона срокове.

13. Непълнолетни лица

Услугата е предназначена за лица с пълна дееспособност и не е насочена към деца под 16 години. Данните на обучаеми или деца в приложенията за образование се въвеждат от училището или от родителя като администратор.

14. Промени в настоящата политика

При съществена промяна на политиката актуализираме датата на влизане в сила и, ако промяната Ви засяга значително, Ви уведомяваме по имейл или в Услугата.

15. Контакт и жалби

За въпроси или искания: [email protected] или по пощата на адрес Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Имате право да подадете жалба до Националния надзорен орган за обработване на лични данни на Румъния (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro, или до надзорния орган в държавата от ЕС, в която пребивавате.