DSGVO • Kundendaten
DSGVO und Kundendaten im Salon: So schützen Sie Karteikarten, Fotos und Einwilligungen
Ein Salon erhebt bei jedem Termin personenbezogene Daten: Name, Telefonnummer, Allergien und manchmal Vorher-nachher-Fotos. Nach der DSGVO muss der Salon nachweisen können, wie er diese Daten erhebt, speichert und darauf zugreift. Hier sehen Sie ohne Fachjargon, wie Sie Kundendaten im Salon DSGVO-konform schützen.
Die wichtigsten Maßnahmen (Kurzantwort)
- Holen Sie die ausdrückliche Einwilligung für Kontaktdaten und für Vorher-nachher-Fotos ein und dokumentieren Sie sie.
- Verschlüsseln Sie Kundendaten im Ruhezustand und bei der Übertragung.
- Vergeben Sie rollenbasierte Zugriffsrechte: Empfang, Stylisten und Salonleitung sehen nur, was sie brauchen.
- Führen Sie ein Zugriffsprotokoll: wer die Karte eines Kunden wann geöffnet hat.
- Legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest und beantworten Sie Anfragen der Kunden (Auskunft, Löschung).
Die Rechte des Kunden
- Recht auf Auskunft: Der Kunde kann eine Kopie der Daten auf seiner Karte verlangen.
- Recht auf Berichtigung: Er kann falsche Angaben korrigieren lassen (zum Beispiel eine falsch notierte Allergie).
- Recht, die Einwilligung zur Nutzung von Vorher-nachher-Fotos zu widerrufen.
- Recht auf Löschung, wenn keine Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung mehr besteht.
Tabelle: DSGVO-Anforderung und wie Sie sie erfüllen
DSGVO-Anforderungen für einen Salon
| Anforderung | So erfüllen Sie sie |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Ausdrückliche Einwilligung oder Erfüllung der Dienstleistung |
| Sicherheit | Verschlüsselung, Zugriffsprotokoll, Backup |
| Zugriff | Rollenbasierte Rechte, Anmeldung |
| Vorher-nachher-Fotos | Gesonderte, widerrufliche Einwilligung |
Häufige Fehler
- Vorher-nachher-Fotos ohne Einwilligung des Kunden in sozialen Netzwerken posten.
- Kundendaten in einer WhatsApp-Gruppe oder einer unverschlüsselten Datei ablegen, auf die das ganze Team Zugriff hat.
- Kein Zugriffsprotokoll führen und daher nicht nachweisen können, wer die Daten eines Kunden gelesen hat.
So unterstützt Sie 4beautify
- Web-App ohne Installation, entwickelt nach den Grundsätzen der DSGVO.
- Vorher-nachher-Fotos liegen auf der Kundenkarte, nicht auf dem privaten Handy des Stylisten.
- Farbrezepturen und Leistungshistorie zentral an einem Ort statt in Heften.